Guía para crear tu empresa en Colombia con pie derecho

 Una vez tienes tu idea de negocio validada, llega el momento de legalizar tu operación. Es común que, al inicio, muchos emprendedores operen como persona natural, pero a medida que el negocio crece y la actividad económica se expande, es fundamental formalizar la empresa. Este proceso no solo te permite operar con seguridad y acceder a beneficios tributarios, sino que también facilita el acceso a financiamiento, atrae clientes y aliados estratégicos, y fortalece la confianza en tu marca. Además, estar legalmente constituido evita sanciones y te brinda estabilidad para escalar tu negocio con proyección a largo plazo.

Pensando en ti hemos creado esta guía donde te explicamos los pasos esenciales para registrar y legalizar tu empresa, con un enfoque en optimización contable y financiera a través de backoffice contable y outsourcing contable.

1. Elegir la estructura jurídica adecuada

Definir la estructura legal de tu empresa impactará directamente en tu carga tributaria, obligaciones contables y modelo de operación. Estas son las opciones más comunes en Colombia:

• Sociedad por acciones simplificada (SAS): Flexible y recomendada para emprendimientos, permite un solo socio, no requiere junta directiva y tiene responsabilidad limitada.
• Sociedad de responsabilidad limitada (LTDA): Para negocios con varios socios (máximo 25), con responsabilidad limitada al capital aportado.
• Empresa unipersonal: Ideal para quienes desean operar sin socios, con responsabilidad limitada similar a la SAS.
• Persona natural: Recomendada para actividades individuales con menor carga administrativa.

2. Registro en la Cámara de Comercio

Registrar tu empresa ante la Cámara de Comercio es el primer paso hacia la formalización. Sigue estos pasos:

• Verifica la disponibilidad del nombre en RUES.
• Elabora los estatutos de la empresa según el tipo de sociedad. Puedes encontrar modelos gratuitos en la biblioteca digital de la Cámara de Comercio.
• Diligencia el formulario de matrícula mercantil en la Ventanilla Única Empresarial (VUE).
• Paga los derechos de inscripción y matrícula según el capital inicial declarado (Consulta tarifas aquí).

3. Obtener el NIT y registro en la DIAN

• El Número de Identificación Tributaria (NIT) es obligatorio para facturar y declarar impuestos. Los pasos incluyen:
• Inscripción en el RUT1. Se realiza en la DIAN, donde defines la actividad económica y régimen fiscal de la empresa en la DIAN.
• Definir el régimen tributario 1. Puedes optar por el régimen simple de tributación o el régimen ordinario, según el tamaño y proyección de tu negocio.

Régimen Ordinario

Impuesto de renta basado en la utilidad neta (ingresos menos costos y gastos deducibles).

Tarifa de impuesto del 35% para personas jurídicas.

Declaraciones anuales de renta y pagos anticipados en algunos casos.

Requiere contabilidad completa y múltiples obligaciones tributarias.

Mayor flexibilidad en deducciones y manejo financiero.

Régimen Simple de Tributación

Unifica varios impuestos en un solo pago bimestral.

Tarifa entre el 1.8% y el 14.5% según actividad e ingresos.

Reducción de trámites y simplificación contable.

Diseñado para pequeñas y medianas empresas.

Beneficios en pagos de seguridad social si los ingresos no superan ciertos límites.

• Habilitación de facturación electrónica y de firma electrónica debes inscribirte en el sistema de facturación electrónica de la DIAN para poder facturar. Este paso es obligatorio para la mayoría de empresas y deberás generar tu resolución de facturación siguiendo este paso a paso.

4. Apertura de cuenta bancaria empresarial

Es clave para la gestión financiera y contable. Documentos requeridos:

• Certificado de existencia y representación legal.
• Copia del RUT.
• Cédula del representante legal.
• Estados financieros iniciales (según el banco).

5. Registro en el RIT.

Este certificado es muchas veces desconocido por los empresarios y lo deben tramitar todas esas personas que ejecuten labores comerciales, industriales o de servicio dentro de cada municipio, indirectamente si es responsable de IVA o cualquier otro impuesto y no contar con el mismo constituye un delito comercial.

• Registro en el RIT: Más información.

6. Registro en el Sistema de Seguridad Social

Recuerda que si vas a contratar personas dentro de tu equipo de trabajo debes inscribir tu empresa y afiliar a tus colaboradores en;

• EPS (Entidad Promotora de Salud): Para la afiliación en salud de los trabajadores.
• ARL (Administradora de Riesgos Laborales): Obligatoria para cubrir accidentes laborales.
• Caja de compensación familiar: Beneficios sociales para empleados.
• Fondo de pensiones: Obligatorio para garantizar el ahorro pensional.

7. Contabilidad y cumplimiento tributario

Llevar registros contables actualizados y presentar declaraciones fiscales es clave para la estabilidad financiera. Se recomienda:

• Implementar outsourcing contable para optimizar procesos y reducir riesgos.
• Usar software contable para automatizar gestión de facturas y estados financieros.
• Contar con asesoría en servicios financieros para mejorar rentabilidad y optimizar impuestos.

Potencia tu empresa con una gestión contable eficiente

Formalizar tu empresa es solo el primer paso. Para asegurar un crecimiento sostenido y cumplir con todas las obligaciones contables sin complicaciones, el outsourcing contable y financiero puede marcar la diferencia. Nuestro equipo de expertos puede ayudarte a optimizar la gestión fiscal, mejorar el flujo de caja y garantizar el cumplimiento normativo.

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